Jira Work Management • Jira’yı Yazılım Dışı Ekiplerde Kullanabilir Miyiz?

Makale içeriği İdalko’nun orijinal yazısından Türkçe’ye uyarlanmıştır.  Okumak için tıklayın.

Jira, yazılım geliştirme ekipleri arasında çok sık tercih edilen bir uygulamadır. Peki Jira’yı yazılım dışındaki projeler ve ekipler için de kullanabilir miyiz?

Cevabı, evet. 

Jira, diğer ekipler tarafından da zahmetsizce kullanılabilir. Çünkü her türlü çalışmayı basit, takibi kolay şekilde organize eder ve iş akışları boyunca takip eder, böylece ekibin tüm üyeleri aynı sayfada olur. Özünde, her takımın ihtiyacı olan şey bu değil midir?

Ama asıl sorumuz, Jira’yı diğer ekiplerde nasıl kullanabiliriz? Bu yazımda, Jira’nın yazılım dışı ekiplere sağlayabileceği faydaları ve bunu onlar için nasıl uygulayabileceğinizi ortaya çıkarmanıza yardımcı olacaktır.

……………………………………………………………………………………

Bu blog postunda neler var:

1. Jira Benim İçin mi?
2. Yazılım Dışı Projeler için Jira Temelleri
3. Jira’yı Yazılım Dışı Projeler İçin Neden Kullanmalıyız?
4. Popüler Jira Entegrasyonları ve Eklentileri

Jira Benim İçin mi?

Sorumuzun nasıl kısmına geçmeden önce kim kısmına bakacak olursak;

Jira, atasını yazılım geliştirmede bulur, ancak bu, yazılım dışı ekiplerin projelerini yönetmek için kullanılamayacağı anlamına gelmez. Şirketinizde diğer ekipler için zaten kullanılan 10 farklı uygulamanız olabilir. Öyleyse neden Jira’ya bir şans vermeyesiniz? Bu dağınık uygulamaları bırakmanıza ve her şeye tek bir uygulamada sahip olmanıza yardımcı olabilir. Böylelikle sürekli farklı uygulamalar arasında geçiş yapmak zorunda kalmadan tüm süreçlerinizi, iş akışlarınızı ve onaylarınızı tek bir tıklama ile tek bir ortamda etkin bir şekilde takip edebilirsiniz.

Ama zaten Jira’nın “Agile” olarak geldiğini biliyorsunuz ve çevik kelimesini duyduğunuzda, kafanızda “yazılım” diyen bir ses var. Ancak çevik artık gerçekten BT ile sınırlı mı? Bir pazarlama veya PR ajansıysanız, bir İK firmasıysanız, orada da Agile yapabilir misiniz? Kesinlikle evet. 

Basitçe söylemek gerekirse, hem Jira hem de Agile, sorunlar üzerinde yinelemeli bir şekilde işbirliği yapan ve birlikte çalışması gereken herhangi bir ekip için harikadır.

İşte iş ekipleri için birkaç Jira kullanıcısı örneği:

Pazarlama ve Satış: Yeni bir ürün lansmanınız var ve bunun için bir kampanya başlatmanız gerekiyor. Burada Jira, taslakları yazarak, tasarım gereksinimlerini tasarımcıya etkili bir şekilde iletmek ve bitmiş projeyi pazarlama yöneticisine onaylatmak üzere etiketlemek için kullanılabilir. Ekibinize en uygun iş akışlarını seçebilirsiniz.

• Uyumluluk: Ticaret, hukuk ve finans firmaları ve hatta küçük işletmeler, iş akışlarında izlenecek doğru konulara ihtiyaç duyar. Uyum ekibinizin belgeye ihtiyacı olup olmadığı veya denetleniyor olmanız fark etmeksizin, durumunuz ne olursa olsun, Jira size yardımcı olabilir.

• İnsan kaynakları: Çok statik, değişimden kaçınan bir departman olarak görülse de, İK çalışmalarını zahmetsizce halletmek için Jira’yı kullanabilirsiniz. Jira’yı kullanarak işe alım, terfiler, işten ayrılma vb. gibi durumlar için her birine özgü iş akışları oluşturabilirsiniz.

• Remote şirketler ve ekipler: Covid-19, günümüzde işletmelerin çalışma şeklini kesinlikle değiştirdi, bu nedenle tamamen uzaktan çalışan bir ekibiniz varsa, Jira’nın organizasyonel yetenekleri kullanışlı olacaktır.

Jira Work Management

Yazılım Dışı Projeler için Jira Temelleri

Peki şimdiye kadar nasıl çalıştınız?

Günümüzde iş dünyasında, aynı hedefler üzerinde birlikte çalışan farklı ekiplerin olması yaygın bir durumdur. Belki pazarlama ekibinizin yeni bir chatbot uygulamasına ihtiyacı vardır, yazılım ve tasarım ekibiyle işbirliği yapmaları gerekecek.

Bu tür her takımın günlük aktivitelerini takip etmek için post-it notları olan kendi poster panosu olduğunu düşünün. Bu kadar farklı ekiplerdeki kişilerin üzerinde çalıştıkları iş için YAPILACAKLAR > DEVAM EDİYOR’dan bir post-it’i taşımak zorunda kaldıklarını düşünün. Şimdi bunun farklı ekiplerin aynı post-it’i kendi poster panolarında da taşımak zorunda kalmasıyla birleştiğini hayal edin.

Jira, bir uygulamaya benzeyen bu post-it notları ve poster panoları sürecidir.

Peki tüm bunlar nasıl Jira’ya tercüme edilir?

Jira’da,

1. Poster panosu, Kanban veya Scrum board olur.
2. Bir pano, Jira taleplerini gösterir (görevler, kullanıcı hikayeleri, yapılacak iş öğeleri).
3. Post-it notları, iş akışında ilerleyen talepler haline gelir.

Jira’da Scrum ve Kanban olmak üzere 2 Agile board vardır. Bunları ilerleyen bölümlerde inceleyeceğiz.

Jira Ürünleri

Böylece Jira’nın hem iş hem de teknik ekiplerin ihtiyaçlarını karşılayacak bir uygulamaya dönüşebileceğini gördük. Jira, ekiplerin ilerlemesini ve işbirliğini içerir.

Jira Work Management, Jira Software ve Jira Service Management olmak üzere 3 versiyona sahiptir.

Jira Software, üç yazılım arasında en popüler olanıdır ve agile ilkeleri izleyerek yazılım projelerini yönetmek için yaygın olarak kullanılır.

Jira Service Management, Dev, BT Operasyonları ve iş ekiplerinin yüksek hızda işbirliği yapmasını sağlar, böylece değişikliklere yanıt verir ve daha hızlı müşteri ve çalışan hizmetleri sunar.

Jira Work Management, 3’ü arasında en yenisidir ve Pazarlama, İK, operasyonlar ve benzeri gibi yazılım dışı ekipler için özel olarak tasarlanmıştır.

Jira Software, hem Kanban hem de Scrum boardlarla gelir, bu nedenle hem yazılım hem de diğer ekipler için en popüler seçimdir. Jira Work Management, kullanım durumuna göre özel olarak tasarlanmış birçok özellikle birlikte gelir. Örneğin, iş ekipleri için Listeler, Takvimler, Zaman Çizelgeleri, Formlar ve diğer birçok kullanışlı özelliğe sahiptir.

Jira’yı Yazılım Dışı Projeler İçin Neden Kullanmalıyız?

Jira, sorun takibi ve proje yönetimi uygulaması olarak popülerlik kazanmıştır. Böylece, işinizi yönetmekten çok tamamlamak için zaman harcarsınız.

Peki onu bu kadar çekici kılan özellikler neler?

1. İşi düzenli tutmak için projeler oluşturulur. Jira’daki tüm işler projeler halinde organize edilir. “Talepler” olarak adlandırılan benzer görevleri tek bir çatı altında gruplamak için mükemmeldirler.
2. Talepleri takıma, iş birimine, ürüne veya iş akışına göre gruplandırabilirsiniz. Örneğin, ekipler halinde gruplandırırsanız, ayrı bir pazarlama projeniz, ve İK projeniz olabilir.
3. Her proje, satışla ilgili birkaç konudan tutun pazarlama için bir chatbot uygulaması geliştirmek gibi yüzlerce duruma kadar her şeyi içerebilir.
4. Jira ayrıca proje türünüze göre seçebileceğiniz çok çeşitli iş şablonlarıyla birlikte gelir. Örn: Pazarlama, İnsan Kaynakları, Finans, Operasyonlar, Hukuk, Satış vb. için şablonlar vardır.

• İlerlemenize yardımcı olmak için projelerinize ekip üyelerini E-posta yoluyla
• Ekip üyelerini eklerken, proje üzerinde çalışırken hangi izinlere sahip olacaklarını belirlemek önemlidir. Herkes talep oluşturabilir mi? İş akışlarını düzenleme yetkisi olmalı mı? “Ayarlar” altındaki “İzin Şemaları’nı değiştirerek izinleri kolayca ayarlayabilirsiniz. Örneğin, İK projesinde, CV’ler, telefon numaraları gibi hassas bilgileri görüntülemek için uygun izinler ayarlayabilirsiniz.

…………………………………………………………………………………..

Board ile biraz daha Agile olun

Jira’daki boardlar, işinizi görselleştirmenin ve mevcut durumunuzun ayrıntılı bir resmini elde etmenin harika bir yoludur. Talepleri kartlar şeklinde görüntüler ve ileri geri gitmelerini sağlar.

Jira öncelikle 2 tür panoda gelir — Scrum ve Kanban.

Scrum boardlar, belirli bir hedefi tamamlamak için küçük bir aralık (tipik olarak 1–4 hafta) olan sprintler etrafında merkezlenirken, Kanban boardlar daha çok bir süre boyunca sürekli olarak işlerin yapılmasına odaklanır. Elbette her ikisinin de faydaları var. Kanban daha fazla esneklik ve şeffaflık sunarken Scrum daha fazla yapı ve tanım sağlar. Yazılım dışı ekiplerin çoğu Kanban panolarını tercih eder, ancak özel gereksinimlerinize bağlı olarak aramayı kesinlikle yapabilirsiniz.

Sütunları yeniden düzenleyerek veya değiştirerek, farklı yerleşik filtreler uygulayarak ve hatta sorunlara öncelik vererek ve bunları yığının en üstüne/en altına taşıyarak boardlarınızı özelleştirebilirsiniz.

Tüm çalışmalarınızı konulara bölün

Talepler, Jira’da tek bir atomik iş birimidir. Birlikte bir proje oluştururlar. Her talep, bir açıklama, bir özet, önem derecesi ve alanlar şeklinde diğer ilgili bilgileri içeren ayrı bir görevdir. Her talep, yaşam döngüsündeki mevcut durumu hakkında daha fazla bilgi veren bir iş akışından geçer —  DEVAM EDİYOR, TAMAMLANMIŞTIR gibi.

Jira, hikayeler, görevler, hatalar vb. gibi birçok yerleşik talep türüyle birlikte gelir, ancak kendi türünüzü oluşturabilirsiniz. Örneğin, İK’da talep türleri olarak “Çalışan” ve “Sözleşme sahibi” olabilir. Daha sonra bu konulara farklı alanlar ekleyebilirsiniz — gerekli maaş, beklenen maaş, sözleşme türü vb.

İş akışlarını kullanarak işin sorunsuz geçişini sağlayın

Her takımın “Bitti” durumu ve oraya nasıl ulaşılacağı konusunda kendi tanımı vardır.

Jira’da iş akışı, durumlar ve bunların nasıl ilerlediklerini yöneten dijital bir panodur. Siz işinizde ilerlerken, ekip üyeleri doğru bilgilere her zaman, her yerden erişebilir.

Jira, seçtiğiniz projeye bağlı olarak bazı varsayılan iş akışlarıyla birlikte gelir, ancak kendi benzersiz, “ekibinize mükemmel uyan” iş akışınızı da oluşturabilirsiniz. İş akışlarının esnekliği, onları proje yönetimi için çok değerli kılar.

İK için tipik bir işe alım iş akışı şöyle görünebilir.

……………………………………………………………………….

Yol Haritalarını kullanarak herkesi aynı sayfada tutun

Yol Haritası, ekibin oluşturduğu önemli bir belgedir. Bir proje üzerinde çalışan herkesin işin durumunu anlamasını ve belirlenen önceliklerle uyumlu olmasını sağlar. Ancak bazen çok fazla zaman ve çaba harcayarak elektronik tablolarda ve slayt destelerinde oluşturuldukları için rahatsızlık verirler. Bu yüzden sık sık kullanımından vazgeçilir, insanlar daha sonra durumu e-postalar ve toplantılar yoluyla manuel olarak güncellemeyi tercih eder.

Bu yol haritası yükünün bir kısmı, işinizi buna göre düzenlemeniz gerektiğinde artar. Jira’yı kullanmak, yol haritası oluşturmak ve yönetmek çok daha kolaydır. Hatta ekiplerin Jira projelerindeki talepleri ve görevleri yol haritalarındaki gerçek çalışmalara doğrudan eklemelerine izin verir.

Basitlik için optimize edilmiştir ve yalnızca birkaç tıklamayla oluşturulabilir. Hatta satır içinde yeni yol haritası öğeleri (epic) oluşturabilirsiniz. Epic içinden işi daha küçük görevlere bölebilirsiniz. İşinizin kapsamı değiştikçe, basit bir sürükle ve bırak yöntemiyle zaman çizelgenizi ve önceliğini ayarlayabilirsiniz.

Raporlar ve Gösterge Tablolarının yardımıyla değerli içgörüleri ortaya çıkarın

Raporlar, devam eden projeleri etkin bir şekilde izlemek için çok kullanışlıdır. Kaynakların nasıl tahsis edildiğini görmenize ve bir bakışta işin nerede durduğunu değerlendirmenize yardımcı olurlar. Jira’nın raporlama özelliği, ekibinizin performansı hakkında size gerçek zamanlı bilgiler vererek, son teslim tarihlerini karşılamayı, iş yüklerini ayarlamayı ve verimliliği artırmayı kolaylaştırır.

Jira’da ayrıca, gadget’ları kullanarak bilgileri görüntülemek için özelleştirebileceğiniz Gösterge Tabloları vardır. Gadget’lar, takvimler veya ısı haritaları gibi özelleştirilmiş biçimlerde farklı metrikleri görmenize yardımcı olur.

Jira’yı Yazılım Dışı Ekiplerde Kullanabilir Miyiz, Jira Benim İçin Mi,, Jira, Board Ile Biraz Daha Agile Olun

Popüler Jira Entegrasyonları ve Eklentileri

Jira’nın yerel proje yönetimi yetenekleri, birçok faydalı eklenti kullanılarak daha da geliştirilebilir. Bunları doğrudan Atlassian Marketplace’ten veya eklenti dosyalarını yükleyerek kurabilirsiniz.

İş durumunuzu eklentiler olmadan da gayet iyi yürütebilirsiniz, ancak onlarla birlikte, deneyiminizi çok daha iyi hale getirir.

Popüler olanlardan bazıları aşağıda listelenmiştir.

EazyBI Raporları ve Grafikleri: Raporlar, grafikler ve gösterge tablosu gadget’ları oluşturun

Slack: Ekip iletişimi için uygulama

BigGantt: Jira sorunlarını düzgün Gantt çizelgelerinde görselleştirin, planlayın ve yönetin

Outlook: Jira ile e-posta entegrasyonu sunar

JMWE: Gelişmiş iş akışı yapılandırmalarıyla müşteri deneyimlerini geliştirir

Scriptrunner: İş akışlarını ve sorunları otomatikleştirin, Groovy komut dosyaları ve JQL ile kullanıcı deneyimini iyileştirin

Tempo Zaman Çizelgeleri: faturalama için zamanı takip edin, kullanım raporları ve özel fiyat tabloları oluşturun

Exalate: Jira ve diğer sorun takip sistemleri arasında gerçek zamanlı çift yönlü entegrasyon

Time to SLA: Hizmet düzeyi sözleşmelerini (SLA’lar) ve operasyonel düzeydeki sözleşmeleri (OLA’lar) dakikalar içinde tanımlayın ve izlemeye başlayın.

Tempo: Jira için otomatikleştirilmiş zaman takibi uygulamasıdır.

Bu eklentilere ek olarak, Jira’yı tüm belgeleriniz için merkezi bir havuz görevi görebilecek bağımsız bir belge uygulaması olan Confluence ile entegre edebilirsiniz.

……………………………………………………………….

Jira’yı her türlü projeye uyarlayın

Bu yazıda, Jira’nın şirketinizin iş ekiplerini yönetmek için kullandığı farklı araçları nasıl değiştirebileceğini ve onlara getirebileceği faydaları inceledik. Ayrıca Jira’nın yazılım dışı projeler için neden harika bir seçim olduğunu gördük.

Jira’nın Kanban board’ları, yazılım dışı projelerin ilerlemesini yönetmenin ve izlemenin harika bir yoludur. Planlarınızı ana hatlarıyla belirtmek ve ekip üyelerinizin bunlarla nasıl uyumlu olduğunu görmek için Jira’yı kolayca kullanabilirsiniz.

Öyleyse, Jira’nın iş durumunuza uyum sağlamasına ve değişimi görmesine izin vermenin zamanı geldi. Hemen iletişime geçin, sürecinizi birlikte tasarlayalım!